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加强档案基础工作和档案管理现代化
发布时间:2019-11-13 09:56  浏览次数:[ ]

档案馆记录了人类文明,重大实践活动,科研成果等各种信息,具有很高的价值,是推动社会进步和发展的动力。随着社会的发展,越来越多的档案信息增加了管理者的工作难度。在信息时代,为了确保档案管理的现代化,我们需要加强实际工作的基础工作,提高管理水平,并在其中运用各种先进的信息技术,以实现目标,促进文件管理的健康发展。档案业。从这个角度来看,基础工作在文件管理工作中占有非常重要的地位。

从中国档案的实际情况来看,馆藏档案的特点是数量众多,时间跨度大。在管理这些档案的过程中,大多数都采用封闭式管理,这是为了加强档案的收集。不要丢失案例文件。但是,我们需要注意这样一个事实,即在管理文件的过程中,管理者在每个时期使用不同的分类质量和完成文件管理的规范,这导致了各种问题。主要有以下几个方面:1)管理过程中文件信息不规范,缺少目录号,出现“一卷多卷”现象; 2)经理在编制文件标题的过程中没有标准化,准备标题与内容不符,后来不利于经理的管理; 3)档案中的大多数文件都没有目录,当管理员应用高级信息技术时,用户无法搜索。

从这个角度来看,这些问题在很大程度上制约了档案业的健康发展,这就要求管理者采取最有效的措施来解决问题,从而提高档案管理水平。

通过实践经验,如果要在实际工作中提高文件管理水平,需要管理者规范行为,采用最科学合理的管理方法来管理文件信息。

1.归档集合以获得粗略,精细,全面的文件信息调查

对收集信息进行全面审查是实现文件管理标准化的首要任务。目前,大多数档案馆在管理信息的过程中不进行查询。许多知识文件都很复杂而且杂乱无章。这不利于管理者的管理。因此,我们必须对档案信息进行全面调查。对于已过期或无效的文件剔除,可以提高文件信息的管理效率。

2.重新组合案例文件,实现文件信息管理的标准化

在档案中,大多数文件太厚,内容相对混杂。这要求管理人员重新组合它们并组合密切相关的文件。如果仍然缺少页码或没有文件标题。管理人员还需要对档案进行重新处理,以确保文件的标准化。通过文件的重组,不仅可以提高文件管理水平,而且可以提高文件的利用率,并且可以使文件信息管理现代化和自动化。

3.案例文件的统一分类,方便用户检索文件信息

在文件管理工作中,计算机技术和网络技术的应用有利于用户检索文件信息。因此,为了满足用户的需求,经理必须在管理案件档案的过程中严格按照国家有关规定准备案件。完成分类规则,严格按照该规则对文件信息的分类号进行分类和统一,有利于文件管理的标准化和标准化,达到理想的管理效果。

4、规范题名保证检索查准率

加强档案基础工作和档案管理现代化

档案的分类号保证了检索查全率,而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的,还须同时保证查准因此在著录时统一规范题名。凡是求批复的文件写“请示”,凡不求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。

在档案管理基础工作的各个环节中,计算机数据的准备工作是一个大工程,尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲,由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且复杂,如果没有一整套规范化和科学化的工作程序与方法,会使计算机因数据准备不足而无法使用,甚至直接影响档案管理工作现代化的进展速度。

加强档案基础工作和档案管理现代化

1、分清轻重缓急,循序渐进

档案管理的一个重目的,就是使档案为社会所用。而实现计算机管理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推进计算机管理的过程中,应先根据各全宗的重程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有全宗进行排队,将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。这样就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。

2、分级次著录,省时省力

在著录过程中,可以将案卷分为三个层次进行著录,即将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录,对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录,而对那些重文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理不仅能将揭示档案的主题内容和特征,而且也可以减少著录条目和录入条目既节约了时间、人力与财力又提高了效率。

3、分门别类,充分利用档案原基础

对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷,在著录时可以直接在全引目录上面分类标引,而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入,然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础,可以减少著录环节,大大地提高著录速度。

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